System POWIAT stanowi pakiet aplikacji wspomagających zarządzanie Starostwem Powiatowym i podległymi jednostkami organizacyjnym, we wszystkich podstawowych dziedzinach działalności.

Wdrożenie jednolitych aplikacji w Starostwie Powiatowym i pozostałych jednostkach organizacyjnych Powiatu zapewnia możliwość przepływu danych między tymi jednostkami. Oferowany pakiet oprogramowania umożliwia stworzenie dla Powiatu bazy danych finansowych, planów budżetowych i ich wykonania oraz danych o majątku trwałym powiatu.

System został przygotowany do zautomatyzowania procesu centralizacji VAT-u w Powiecie, dostarczone przez jednostki organizacyjne deklaracje VAT 7 w postaci elektronicznego pliku XML zaczytywane są do systemu, gdzie następuje ich scalenie i przygotowanie deklaracji zbiorczej VAT -7, która wysyłana jest automatycznie do systemu e-Deklaracje Ministerstwa Finansów.

W zakresie danych finansowych tworzenie i utrzymywanie bazy dla Powiatu odbywa się poprzez aplikację finansowo-księgową F-K. Aplikacja finansowo - księgowa realizuje następujące zadania:

• zbieranie danych księgowych,
• zarządzanie wartością i zmianami w środkach, zobowiązaniach, należnościach,
• informowanie o bieżącej sytuacji finansowej,
• bieżące śledzenie wykonania wydatków w stosunku do planu budżetowego,
• monitorowanie przepływów pieniężnych,
• przygotowanie sprawozdań i rozliczeń.

Aplikacja pozwala na prowadzenie ewidencji dla wielu jednostek. Zakłada się więc, że na serwerze w Starostwie Powiatowym prowadzona będzie ewidencja finansowo - księgowa samego Starostwa jak i docelowo znajdować się tam będą dla celów kontrolnych - ewidencje pozostałych jednostek otrzymywane od nich w uzgodnionych terminach w postaci zbiorów elektronicznych.

Rozpoczęcie wdrożenia aplikacji F-K w Starostwie Powiatowym pozwoli na opracowanie ramowego planu kont dla potrzeb Powiatu z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej, kodów jednostek organizacyjnych oraz zadań szczególnych dla Powiatu.

Każda jednostka organizacyjna Powiatu (w tym Starostwo Powiatowe) otrzyma ramowy plan kont oraz przydzielony kod jednostki organizacyjnej. W jednostce organizacyjnej ramowy plan kont zostanie uszczegółowiony o analitykę zgodną z potrzebami tej jednostki, a następnie wprowadzony bilans otwarcia.

Bieżąca eksploatacja aplikacji F-K we wszystkich jednostkach Powiatu umożliwi prowadzenie ewidencji księgowej poprzez dekretację dokumentów w ujęciu zapisów księgowych i budżetowych oraz prowadzenie księgowości w zakresie kont rozrachunkowych. W trakcie dekretacji budżetowych aplikacja zapewnia kontrolę dyscypliny wykonania budżetu. Księgowanie zaangażowania na kontach pozabilansowych umożliwia zaczytanie informacji o wysokości zaangażowania do budżetu.

Zakłada się okresowe przesyłanie bazy danych jednostki (w postaci elektronicznej) do Starostwa, co umożliwi kontrolę realizacji zobowiązań jednostki na szczeblu Powiatu.

Na szczeblu Powiatu prowadzona będzie także baza danych zawierająca informacje w zakresie planów i wykonania budżetu w oparciu o budżety poszczególnych jednostek. Umożliwia to aplikacja BUDŻET, która realizuje następujące zadania:

• wspomaganie planowania,
• tworzenie prowizorium i planu budżetu,
• rejestrowanie zmian planu budżetu,
• informowanie o bieżącym wykonaniu planu budżetu,
• informacja o zaangażowaniu,
• przygotowanie sprawozdań.

Zadania te będą realizowane na poziomie Powiatu oraz poszczególnych jednostek organizacyjnych. Utworzone na poziomie jednostek projekty planów budżetowych na dany rok, przesyłane są do Starostwa Powiatowego, które - posiadając także swój własny projekt dokonuje bilansowania dochodów i wydatków na poziomie Powiatu. Po zatwierdzeniu planu budżetu uchwałą Rady Powiatu, poszczególne jednostki otrzymują swój plan budżetu na dany rok.